Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont FlexyRent collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des utilisateurs du site www.flexyrent.be ainsi que des personnes utilisant ses services de location de véhicules.

Le traitement de vos données personnelles est effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (« RGPD »), ainsi qu’à la législation belge applicable.

Cette politique s’applique notamment lorsque vous consultez notre Site, effectuez une demande d’information, réalisez une réservation, concluez un contrat de location ou communiquez avec FlexyRent.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

FlexyRent détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de ses activités.

3. Données personnelles collectées

Dans le cadre de ses activités de location de véhicules, FlexyRent peut collecter différentes catégories de données personnelles selon les services utilisés.

3.1. Données d’identification

• Nom et prénom ;
• Date de naissance ;
• Adresse postale ;
• Nationalité lorsque celle-ci est nécessaire à la gestion de la location ;
• Données nécessaires à la vérification de l’identité du Locataire.

3.2. Coordonnées

• Adresse email ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse de facturation.

3.3. Données relatives au permis de conduire

• Numéro du permis de conduire ;
• Pays de délivrance ;
• Date de délivrance ;
• Date d’expiration ;
• Catégories de véhicules autorisées ;
• Informations nécessaires pour vérifier les conditions de conduite.

3.4. Données relatives aux réservations et locations

• Dates et heures de réservation ;
• Lieu de prise en charge et de restitution ;
• Véhicule réservé ou loué ;
• Options et services supplémentaires sélectionnés ;
• Durée de location ;
• Kilométrage prévu et/ou effectué ;
• Historique des réservations et locations ;
• Contrats et états des lieux du véhicule.

3.5. Données financières et de paiement

• Montant des réservations et locations ;
• Mode de paiement utilisé ;
• Informations relatives aux factures ;
• Informations relatives aux cautions et remboursements ;
• Références des transactions.

Lorsque le paiement est traité par un prestataire de paiement sécurisé, les données bancaires complètes peuvent être traitées directement par ce prestataire sans être enregistrées par FlexyRent.

3.6. Données relatives aux véhicules et incidents

• État du véhicule au départ et au retour ;
• Photographies du véhicule ;
• Dommages constatés ;
• Accidents et sinistres ;
• Constats d’accident ;
• Informations relatives à une assistance ou un dépannage ;
• Infractions routières et amendes liées à la location.

3.7. Données liées à l’utilisation du Site

• Adresse IP ;
• Type de navigateur ;
• Type d’appareil ;
• Système d’exploitation ;
• Pages consultées ;
• Date et heure de consultation ;
• Données relatives aux cookies et technologies similaires.

3.8. Communications

FlexyRent peut conserver les informations que vous transmettez lorsque vous contactez l’entreprise par email, téléphone, formulaire de contact ou tout autre canal de communication.

4. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vos données personnelles peuvent notamment être utilisées pour :

• Répondre à vos demandes d’information ou de devis ;
• Créer et gérer vos réservations ;
• Vérifier que vous remplissez les conditions de location ;
• Préparer et exécuter les contrats de location ;
• Organiser la prise en charge et la restitution des véhicules ;
• Gérer les paiements, cautions, factures et remboursements ;
• Assurer le suivi administratif et comptable ;
• Gérer les accidents, dommages et sinistres ;
• Traiter les éventuelles amendes et infractions ;
• Prévenir et détecter les fraudes ;
• Assurer la sécurité du Site ;
• Améliorer les services proposés ;
• Mesurer l’audience du Site lorsque vous y avez consenti ;
• Adresser certaines communications commerciales lorsque cela est autorisé ;
• Respecter les obligations légales applicables à FlexyRent ;
• Constater, exercer ou défendre les droits de FlexyRent en justice.

5. Bases juridiques des traitements

5.1. Exécution du contrat

Ce fondement est notamment utilisé lorsque le traitement est nécessaire afin de :

• Traiter une réservation ;
• Vérifier les conditions de location ;
• Établir un contrat ;
• Mettre le véhicule à disposition ;
• Gérer sa restitution ;
• Traiter le paiement de la location.

5.2. Obligation légale

Certains traitements sont nécessaires afin de respecter les obligations légales de FlexyRent, notamment en matière fiscale, comptable ou de coopération avec les autorités compétentes.

5.3. Intérêt légitime

FlexyRent peut traiter certaines données sur la base de son intérêt légitime, notamment pour :

• Prévenir les fraudes ;
• Protéger les véhicules ;
• Assurer la sécurité informatique ;
• Gérer les réclamations ;
• Défendre les droits de FlexyRent ;
• Améliorer ses services.

5.4. Consentement

Certains traitements, notamment certains cookies et certaines communications commerciales, peuvent reposer sur votre consentement.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

6. Comment vos données sont-elles collectées ?

Les données sont principalement collectées directement auprès de vous lorsque vous :

• Remplissez un formulaire ;
• Effectuez une réservation ;
• Demandez un devis ou des renseignements ;
• Concluez un contrat de location ;
• Présentez vos documents ;
• Effectuez un paiement ;
• Contactez FlexyRent ;
• Restituez un véhicule ;
• Signalez un accident ou autre incident.

Certaines données peuvent également provenir d’un prestataire de paiement, d’un assureur, d’un service d’assistance ou d’une autorité légalement habilitée.

7. À qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Les données sont accessibles uniquement aux personnes et organisations ayant besoin d’y accéder dans le cadre de la fourniture des services FlexyRent.

• Collaborateurs autorisés de FlexyRent ;
• Hébergeurs et prestataires informatiques ;
• Logiciel de réservation ou de gestion de flotte ;
• Prestataires de paiement ;
• Établissements bancaires ;
• Compagnies d’assurance et courtiers ;
• Services d’assistance et de dépannage ;
• Experts chargés d’évaluer les dommages ;
• Prestataires comptables ou juridiques ;
• Autorités publiques, judiciaires ou policières lorsque la loi le prévoit.

FlexyRent ne vend pas vos données personnelles.

8. Durée de conservation

FlexyRent conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables.

Demandes de contact

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande.

Réservations et locations

Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis archivées lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la défense des droits de FlexyRent.

Documents comptables

Les factures et autres documents comptables sont conservés pendant les durées prévues par la législation belge.

Sinistres et litiges

Les données peuvent être conservées jusqu’à la clôture du dossier puis pendant les délais nécessaires à la défense de droits en justice.

Cookies

Les durées de conservation des cookies sont précisées dans notre Politique de cookies.

9. Transferts hors Espace économique européen

FlexyRent privilégie des prestataires traitant les données au sein de l’Espace économique européen.

Lorsque des données sont transférées vers un pays situé hors de l’EEE, FlexyRent veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD.

10. Sécurité des données

FlexyRent met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles.

• Sécurisation des accès aux systèmes ;
• Connexions sécurisées ;
• Limitation des accès aux personnes autorisées ;
• Mises à jour des logiciels ;
• Sauvegardes ;
• Sélection de prestataires appropriés.

11. Vos droits

Droit d’accès

Vous pouvez demander à connaître les données traitées vous concernant.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données incorrectes.

Droit à l’effacement

Vous pouvez demander l’effacement de vos données lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies.

Droit à la limitation

Vous pouvez demander la limitation de certains traitements.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime.

Droit à la portabilité

Vous pouvez, lorsque les conditions sont réunies, demander à recevoir certaines données dans un format structuré.

Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Exercer vos droits

Pour exercer vos droits, contactez : contact@flexyrent.be .

12. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :

13. Cookies

Le Site utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son fonctionnement et, sous réserve de votre consentement, utiliser certains services d’analyse ou outils tiers.

Vous pouvez gérer vos préférences à tout moment via l’outil de gestion des cookies disponible sur le Site.

Pour plus d’informations, consultez notre Politique de cookies .

14. Modification de la politique de confidentialité

FlexyRent peut modifier la présente politique afin de tenir compte d’une évolution de ses services, de ses outils ou de la réglementation applicable.

La version applicable est celle publiée sur le Site.

15. Contact

Pour toute question concernant vos données personnelles, contactez FlexyRent :

• Par email : contact@flexyrent.be
• Par téléphone : +32 X XX XX XX XX
• Par courrier : FlexyRent, Chaussée d’Helmet, 1030 Schaerbeek, Belgique